שירות Hosted Exchange נמכר באמצעות ספקים שונים בישראל ובעולם. רכיב הגיבוי הוא הרכיב הרגיש, המורכב והיקר ביותר.
גיבוי המידע בשרת Exchange בנוי על מספר שכבות:
- גיבוי פריטים שנמחקו - גיבוי חלקי
רכיב המובנה בשרת הExchange אשר שומר כל פריט שהלקוח מוחק בתקייה זמנית למשך מס' ימים (בהתאם להגדרת הספק).
דוגמא:
לקוח שמחק בטעות מייל, פגישה או איש קשר יכול בקלות ובאופן מיידי לשחזר את המידע.
- גיבוי עסקי מלא
גיבוי המאפשר שיחזור תיבה לאחור (לפי מועד מבוקש), הגיבוי כולל יכולת של שיחזור במקרים של מידע שנפגם ולא רק במקרה של מחיקה.
שיחזור תיבה לאחור הוא שיחזור המידע הנפוץ ביותר שנובע עקב טעויות משתמש ו/או באגים בתוכנות צד ג'.
במקרים של עריכת מידע, גרירת מידע בין תיקיות, סנכרון לטל' חכמים, התקנת אפליקציות צד ג' וירוסים וכו' נתקל המשתמש במצב המחייב החזרת המצב לאחור. במידה והמערכת לא כוללת גיבוי עסקי מלא לא יהיה נתן לבצע שיחזור מסוג זה.
דוגמאות אמיתיות של שיחזורים שבצעה RedX להמחשה:
לאחר התקנת אפליקציית Facebook על טל' חכם נמחק כל התוכן (טלפונים, כתובות מייל, כתובות הערות) מרשומות אנשי הקשר פרט לשם האיש קשר, הרשומות לא באמת נמחקו אלא נערכו ולכן נדרש שיחזור תיבה לאחור.
מנהלת אדמיניסטרטיבית אשר בטעות גררה תוכן תיקיית דואר נכנס לתיקיית פריטים שנמחקו ויצרה איחוד של מעל ל 12,000 רשומות שלא ניתנות למיון מחדש - לא מדובר במחיקה אלא בשינוי מיקום ולכן נדרש שיחזור תיבה לאחור.
איש IT שביקש לסייע ללקוח להעביר אנשי קשר בין טל' חכמים גרם לשינוי במבנה הערכים ברשימה של 3000 אנשי קשר - רק שיחזור מידע יום לאחור החזיר את הנתונים למצבם הקודם.
לקוח שרכש אייפון ועקב תקלה במהלך הסנכרון הוכפלו אנשי הקשר והפגישות בלוח השנה - רק שיחזור מידע יום לאחור החזיר את הנתונים.
- גיבוי למקרה אסון
גיבוי זה מיועד למקרי "טוטאל לוס" של מערכות. אם לאחר שדרוג גרסה המערכת לא עולה, או תקלה חמורה במערך השרתים. שחזור מסוג זה מבוצע לעיתים מאוד נדירות ואינו מיועד למקרים של אובדן מידע למשתמש/ ארגון בודד.
ספקים רבים מציעים שירות זול שאינו כולל את הגיבוי העסקי, תוך הסתרת מידע זה באותיות קטנות וניסוחים שהמשתמש הממוצע לא יבין. בחירה במסלול זה צופנת בתוכה סיכון שהמשתמש חייב לשכלל אותו ולהבין את המשמעות של אובדן מידע ללא יכולת שיחזור.
כיום לא קיים פתרון המאפשר גיבוי מידע אוטו' באופן עצמאי ע"י לקוחות המבקשים לבצע את הגיבוי בעצמם.
דוגמא להמחשת האותיות הקטנות: מדיניות גיבוי ל Office365
